出據不符合報告的份量，是審核員業(yè)務(wù)素質(zhì)的一個(gè)重要反映，受審核方往往根據不符合報告的情況對審核組乃至審核方進(jìn)行評價(jià)。
一、不符合項的表現
1、文件方面的不符合
2、產(chǎn)品方面的不符合
3、過(guò)程方面的不符合
4、人員方面的不符合
5、環(huán)境方面的不符合
6、記錄和數據方面的不符合
二、確定不符合項的原則
1、注重審核證據。
對缺乏足夠證據的事實(shí)，不能判為不符合項。應注意事實(shí)根據，不能憑審核員的推測、假設，尤其是不能憑審核員的自我工作經(jīng)驗將一些要求強加給受審核方。
對哪些受審核方有意見(jiàn)分歧的事實(shí)，應通過(guò)協(xié)商或重新取證確認。
2、堅持親自核實(shí)。
如在審核現場(chǎng)，審核員聽(tīng)取一個(gè)檢驗員說(shuō)，企業(yè)未對最終出廠(chǎng)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗就發(fā)運出廠(chǎng)。
3、嚴格依據審核準則。
不符合項的判定應以ISO9001：2015標準明示的要求為依據，超出規定范圍的，不宜提出不符合項。如發(fā)現受審核方虧本銷(xiāo)售產(chǎn)品，不能提出關(guān)于質(zhì)量成本方面的不符合項。
三、不符合項的分類(lèi)
1、嚴重不符合項
嚴重不符合判定的準則各審核機構略有不同，一般是：區域性失效、系統性失效、嚴重違反國家法律法規、對產(chǎn)品質(zhì)量和質(zhì)量體系后果嚴重的不符合。
系統性失效是指：標準要求的一個(gè)或多個(gè)過(guò)程在組織內沒(méi)有實(shí)施或者失控。當然這個(gè)問(wèn)題也要具體對待，如數據分析和糾正措施等條款（這兩個(gè)過(guò)程是個(gè)因果關(guān)系）在勞動(dòng)密集型組織內一般都做得不是太好，這主要是由于統計過(guò)程控制的基礎較差所致。在審核過(guò)程中一般也很少開(kāi)不符合，但對于技術(shù)密集性組織有另當別論。
區域性失效是指在一個(gè)或者幾個(gè)區域內全部或大部分過(guò)程沒(méi)有實(shí)施或者失控，也就是在一個(gè)部門(mén)內什么工作都沒(méi)有做或做得很少。
嚴重違反國家法律法規的情況，一般由審核員根據審核方的要求掌握。
對產(chǎn)品質(zhì)量和質(zhì)量體系后果嚴重的問(wèn)題在實(shí)際審核過(guò)程中，開(kāi)出不符合的情況也比較多。比如在國家監督抽查過(guò)程中產(chǎn)品不符合，而且不進(jìn)行整改或者實(shí)施效果不好。若這類(lèi)現象仍在發(fā)生，為了規避審核風(fēng)險，一般都開(kāi)嚴重不符合。
2、一般不符合項
A.與審核準則、要求輕微不符合（文件更改未經(jīng)審批、顧客投訴沒(méi)有處理）；
B.違反質(zhì)量管理體系要求的孤立的、偶然的、輕微的事件（生產(chǎn)設備出現故障、經(jīng)檢驗后的半成品無(wú)標識）；
C.可能或已經(jīng)造成的后果不嚴重，影響不大等。
一般不符合也應該具體分析，在有些組織雖然是嚴重不符合，審核員也可以根據情況開(kāi)在某一點(diǎn)上，要求組織舉一反三進(jìn)行整改。
3、觀(guān)察項
證據不夠充分、不足以確認是否構成不符合項，但可能會(huì )造成不良后果的事實(shí)。如內部審核計劃沒(méi)有考慮上次的審核結果。
一般審核員把它作為一種彈性來(lái)使用，如審核發(fā)現中不符合比較多，但對產(chǎn)品實(shí)物質(zhì)量后果不太嚴重的情況通常就提出觀(guān)察項，這要依賴(lài)于審核員的經(jīng)驗和素質(zhì)。
四、不符合的選擇順序
不符合按照特點(diǎn)來(lái)分，可以分為效果性不符合、實(shí)施性不符合和文件性不符合。
1、體系性不符合項
質(zhì)量管理體系文件與適用的法律法規、標準、合同等的要求不符。
如未建立形成文件的糾正措施控制程序，未明確評審不合格（包括顧客投訴）、確定不合格的原因、評價(jià)確保不合格不再發(fā)生的措施的需求、確定和實(shí)施所需措施等要求，發(fā)生不合格后僅僅滿(mǎn)足于就事論事的“糾正”，不能防止其再發(fā)生。
2、實(shí)施性不符合項
未按文件規定實(shí)施。如某公司的程序文件規定要定期開(kāi)展對顧客滿(mǎn)意度的調查，但未開(kāi)展此項活動(dòng)。
3、效果性不符合項
質(zhì)量管理體系文件的規定是符合標準或其他文件要求的，現場(chǎng)也確實(shí)按規定實(shí)施了。但由于某種原因導致運行效果未達到預期的要求。
如生產(chǎn)過(guò)程中經(jīng)常重復出現同類(lèi)型的批量不合格。
通常，建議出具不符合報告的一般選擇順序是，首先開(kāi)效果性不符合，其次考慮實(shí)施性不符合，最后考慮文件性不符合。
如果在監督審核過(guò)程中，審核員只能開(kāi)出一大堆文件性不符合，如文件沒(méi)有受控號、修訂狀態(tài)沒(méi)有標識等問(wèn)題，對受審核方產(chǎn)品質(zhì)量的提高作用不大，會(huì )認為審核員吹毛求疵，受審核方也不服氣。往往容易使受審核方產(chǎn)生對認證的誤解，認為ISO9001標準就是關(guān)注文件記錄。甚至有的企業(yè)一些部門(mén)提出：ISO9001標準太浪費紙了，要求質(zhì)量體系的歸口部門(mén)提供經(jīng)費買(mǎi)紙。這樣下去對質(zhì)量體系認證的發(fā)展不利，這種情況在很多企業(yè)非常嚴重。
五、不符合項判定誤區
在實(shí)施咨詢(xún)或審核過(guò)程中，咨詢(xún)人員、審核員根據自己對標準的“理解”，人為地擴大或改變標準的要求，這種現象不利于質(zhì)量體系標準的實(shí)際應用。主要有：
1、主觀(guān)地擴大標準要求
如在審核生產(chǎn)和服務(wù)提供的策劃時(shí)，要求組織提供“質(zhì)量計劃”。質(zhì)量計劃是針對特定產(chǎn)品而形成的，對于我們所審核的大多數組織來(lái)講，產(chǎn)品都是定型的，只要組織能夠穩定地生產(chǎn)出滿(mǎn)足要求的產(chǎn)品，有完善的技術(shù)、管理標準和工藝文件，過(guò)程能夠受控，就應該認為該組織的策劃是充分的，而不應該教條地去索取質(zhì)量計劃。
再如在審核生產(chǎn)和服務(wù)提供的確認時(shí)，有的審核員一味追求組織提供關(guān)鍵過(guò)程的控制要求，也有的審核員要求組織提供設備認可的記錄。
對于第一種情況，標準中沒(méi)有規定，這些審核員是把ISO9001以前的要求照搬過(guò)來(lái)。從抓“關(guān)鍵的少數，次要的多數”的原則，這種要求也不算過(guò)分，但畢竟不是標準的要求；
第二種情況是審核員錯誤地把原始記錄理解為唯一的客觀(guān)證據，導致在現場(chǎng)審核過(guò)程中把大量的精力放在原始記錄的審核上，弱化了現場(chǎng)審核過(guò)程中的詢(xún)問(wèn)、傾聽(tīng)和觀(guān)察，這樣勢必誤導受審核方過(guò)分關(guān)注記錄而放棄對過(guò)程的控制，實(shí)際上違背了“過(guò)程方法”的管理原則。
2、用過(guò)去全面質(zhì)量管理（TQC）的思維定勢來(lái)理解標準。
例如，在審核質(zhì)量目標時(shí)，要求組織把總目標層層分解到組織的每一個(gè)部門(mén)，更有甚者要求一一對應；而標準的要求是“在相關(guān)的職能和層次上建立質(zhì)量目標”?！霸谙嚓P(guān)的職能和層次”不是全部部門(mén)；“建立”不是分解，不應該也不可能作到一一對應。
例如一般組織都有產(chǎn)品一次合格率的指標（這種指標是否是質(zhì)量目標還有待討論），對質(zhì)量檢驗部門(mén)來(lái)講，怎么能夠分解？還有的審核員無(wú)論在什么組織，都要求組織提供質(zhì)量目標的考核證據，實(shí)際上標準條款并沒(méi)有要求對質(zhì)量目標進(jìn)行考核，卻偏偏要對質(zhì)量目標過(guò)不去。
這些都是過(guò)去搞TQC的思路。如審核數據分析時(shí)，要求采用統計工具，甚至要求采用新、老七種工具，這些都是超過(guò)標準要求的做法。標準要求的是數據分析，而不是統計分析。
不管什么行業(yè)都要求采用統計工具，搞一刀切是不現實(shí)的。在審核過(guò)程中經(jīng)常發(fā)現很多企業(yè)（甚至是大型企業(yè)）提供了控制圖（很多實(shí)際上是折線(xiàn)圖），可是并沒(méi)有進(jìn)行任何分析，審核員也認可。
六、確定不符合項注意事項
1、不符合項的證據是否確切、充分
2、是否包括所有必要的細節
3、違反規定要求的判定是否確切
4、有無(wú)同一事實(shí)被多次提及
5、是否簡(jiǎn)明扼要，容易理解
6、判定為嚴重不符合項的理由是否充分
7、是否便于受審核方糾正
對缺少必要細節的要給予補充；證據不確切的，寧可不寫(xiě)；判定的嚴重不符合項證據不充分的，可改寫(xiě)為一般不符合項；同一事實(shí)被多次提及的，要選擇最能反映其實(shí)質(zhì)的問(wèn)題來(lái)寫(xiě)。對確定的不符合項，由審核員寫(xiě)出不符合報告后交審核組長(cháng)審定，審核組內部意見(jiàn)不一致時(shí)，審核組長(cháng)有最終的決定權。
另外還要注意，開(kāi)具不符合報告一定要適合于企業(yè)采取糾正措施，考慮能更經(jīng)濟更有效更可靠的手段采取糾正措施，不增加企業(yè)的整改難度和經(jīng)濟負擔；
判斷條款時(shí)“有因有果判原因，有果無(wú)因判結果”，就近原則；宜判斷到責任部門(mén)為佳；
質(zhì)量管理是企業(yè)管理的一個(gè)方面，管理必然存在二重性。
從自然屬性來(lái)理解，它是一門(mén)科學(xué)，有客觀(guān)規律可以總結，可以推廣；
從它的社會(huì )屬性來(lái)理解，這門(mén)科學(xué)必須從組織的實(shí)際出發(fā)，有組織自己的“個(gè)性”；
從這個(gè)意義上來(lái)講，每個(gè)組織的管理模式都應該是有自身特點(diǎn)的。
也就是說(shuō)每個(gè)組織的管理體系應該是唯一的才是最好的。這也就是ISO9001標準只是要求組織做什么，而不規定組織做到什么程度，用什么方法去做的原因之一。
當然，要在實(shí)施審核過(guò)程中做到這一點(diǎn)，就要求我們審核人員不斷提高自己的自身素質(zhì)，針對行業(yè)、組織的特點(diǎn)進(jìn)行現場(chǎng)審核。
